Zmiana adresu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością to jedna z najczęstszych zmian zgłaszanych do Krajowego Rejestru Sądowego i jedna z najczęściej robionych źle. Najczęstszy błąd nie polega na wypełnieniu formularza, tylko na pomyleniu dwóch pojęć: siedziby i adresu. Od tego, które z nich zmieniasz, zależy, czy potrzebujesz notariusza, ile zapłacisz i jakie dokumenty załączysz do wniosku.
Siedziba czy adres: który przypadek jest Twój?
Siedziba spółki z o.o. to miejscowość, w której działa jej zarząd. Wpisuje się ją w umowie spółki, najczęściej jednym zdaniem: „Siedzibą Spółki jest Poznań”. Adres to konkretyzacja siedziby, czyli ulica, numer i kod pocztowy. Adresu co do zasady nie wpisuje się do umowy spółki, podaje się go dopiero we wniosku do KRS.
W praktyce masz trzy sytuacje. 1) Przeprowadzka w obrębie tej samej miejscowości, na przykład z ul. Głogowskiej na ul. Grunwaldzką w Poznaniu: zmienia się tylko adres, wystarczy uchwała zarządu. 2) Przeprowadzka do innej miejscowości, na przykład z Poznania do Lubonia: zmienia się siedziba, a więc umowa spółki, co wymaga uchwały zgromadzenia wspólników w formie aktu notarialnego, a dodatkowo zmienia się adres, więc potrzebna jest także uchwała zarządu. 3) Adres został wpisany do umowy spółki: wtedy nawet zmiana ulicy w tej samej miejscowości jest zmianą umowy spółki i przechodzi ścieżką jak w punkcie 2. Z tego powodu warto sprawdzić umowę, zanim cokolwiek zaczniesz.
Zmiana adresu spółki z o.o. w tej samej miejscowości
O adresie decyduje zarząd. Wystarczy uchwała zarządu w zwykłej formie pisemnej, podpisana zgodnie z zasadami reprezentacji spółki. Uchwała powinna wskazywać nowy adres i datę, od której obowiązuje. Przykładowa treść:
„Uchwała nr 1/2026 Zarządu ABC spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Poznaniu z dnia 1 września 2026 r. w sprawie zmiany adresu spółki. § 1. Zarząd postanawia zmienić adres spółki z dotychczasowego: ul. Głogowska 10, 60-734 Poznań, na nowy: ul. Grunwaldzka 20, 60-166 Poznań. § 2. Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.”
Do wniosku w KRS załączasz tę uchwałę. Umowy spółki nie zmieniasz, notariusza nie potrzebujesz, tekstu jednolitego nie sporządzasz.
Zmiana siedziby spółki z o.o. (inna miejscowość)
Siedziba jest obligatoryjnym elementem umowy spółki, więc jej zmiana to zmiana umowy. Zgromadzenie wspólników podejmuje uchwałę o zmianie umowy spółki w formie aktu notarialnego. Po zmianie sporządza się tekst jednolity umowy spółki uwzględniający nową siedzibę, podpisany przez zarząd w zwykłej formie pisemnej. Do tego dochodzi uchwała zarządu o nowym adresie, bo w nowej miejscowości spółka musi mieć konkretny adres.
Zmiana umowy spółki staje się skuteczna dopiero z chwilą wpisu do KRS. Innymi słowy, do dnia wpisu siedzibą spółki formalnie pozostaje stara miejscowość.
Zgłoszenie zmiany do KRS: termin, system, opłata
Wniosek o wpis zmiany składasz nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego wpis (art. 22 ustawy o KRS), czyli od dnia podjęcia uchwały. Sąd przyjmie wniosek złożony po terminie, ale spóźnienie ma konsekwencje, o których niżej.
Wnioski do KRS składa się wyłącznie elektronicznie, wniosek papierowy nie zostanie rozpoznany. Spółka, która została założona przez internet i nie zmieniała umowy poza systemem, może zgłosić zmianę przez portal S24. Pozostałe spółki korzystają z Portalu Rejestrów Sądowych (PRS). W PRS potrzebujesz konta i podpisu (profil zaufany albo podpis kwalifikowany), a wniosek tworzysz w kreatorze wniosków o zmianę. Załączasz skany podpisanych dokumentów; jeżeli uchwała o zmianie siedziby ma formę aktu notarialnego, nie załączasz skanu, tylko podajesz numer aktu z Centralnego Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN).
Opłata sądowa za wpis zmiany wynosi 250 zł w PRS oraz 200 zł w S24. Od 29 listopada 2025 r. nie ma już obowiązku ogłaszania wpisów w Monitorze Sądowym i Gospodarczym ani opłaty 100 zł za takie ogłoszenie, więc dawna łączna kwota 350 zł jest nieaktualna. Jeżeli wniosek składa pełnomocnik, dochodzi opłata skarbowa 17 zł od pełnomocnictwa.
Przykład kosztowy. Zmiana samego adresu w Poznaniu, zgłoszona przez PRS bez pełnomocnika, to 250 zł opłaty sądowej i zero kosztów notarialnych. Zmiana siedziby z Poznania do Lubonia to 250 zł opłaty sądowej plus koszt aktu notarialnego (taksa notarialna za protokół zgromadzenia wspólników zależy od kancelarii notarialnej) plus 17 zł, jeżeli działasz przez pełnomocnika.
Co jeszcze musisz zaktualizować po wpisie
Zmiana w KRS nie kończy sprawy. 1) Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych: adres siedziby jest daną zgłaszaną do CRBR, więc po wpisie zmiany w KRS masz 14 dni na aktualizację zgłoszenia (art. 60 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy); do tego terminu nie wlicza się sobót i dni ustawowo wolnych od pracy. 2) Urząd skarbowy, GUS i ZUS: dane podstawowe z KRS, w tym adres siedziby, sąd rejestrowy przekazuje do tych rejestrów automatycznie. Formularz NIP-8 składasz w terminie 7 dni tylko wtedy, gdy zmieniają się dane uzupełniające, na przykład adres do korespondencji, adresy miejsc prowadzenia działalności albo miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej. 3) Kontrahenci, bank, umowy najmu i leasingu, strona internetowa i dokumenty firmowe: to nie obowiązek ustawowy, ale zaległy adres na fakturach i w umowach generuje spory, których łatwo uniknąć.
Co grozi za brak zgłoszenia lub spóźnienie
Jeżeli wniosek nie wpłynie mimo upływu terminu, sąd rejestrowy wszczyna tzw. postępowanie przymuszające: wzywa zarząd do złożenia wniosku w dodatkowym terminie 7 dni pod rygorem grzywny, a w przypadku niewykonania obowiązku nakłada grzywnę (art. 24 ustawy o KRS).
Poważniejszy skutek dotyczy pism sądowych. Zgodnie z art. 139 § 3 Kodeksu postępowania cywilnego pismo dla podmiotu wpisanego do KRS, którego nie da się doręczyć z powodu nieujawnienia zmiany adresu w rejestrze, pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia, chyba że nowy adres jest sądowi znany. W praktyce oznacza to, że pozew albo nakaz zapłaty wysłany na stary adres z KRS może zostać uznany za doręczony, a termin na odpowiedź biegnie, choć spółka pisma nigdy nie zobaczyła. To najmocniejszy argument, żeby zmianę adresu zgłosić od razu, a nie „przy okazji”.
Pomoc prawna przy zmianie adresu lub siedziby spółki
Jeżeli nie jesteś pewien, czy w Twoim przypadku wystarczy uchwała zarządu, czy konieczna jest zmiana umowy spółki, albo chcesz, żeby wniosek w PRS został złożony poprawnie za pierwszym razem, zapraszam do kontaktu. Przygotowuję komplet dokumentów, składam wniosek do KRS i pilnuję terminów w CRBR.
